Etiske retningslinjer for leverandører

1. Melding til våre leverandører

Litra konsernets målsetning er å ivareta og drive sunn forretningsdrift på en bærekraftig, etisk og samfunnsansvarlig måte. Litra etterlever etiske lover og regler i vår virksomhet, herunder relevante internasjonale standarder. United Nations Global Compact er et FN-initiativ for bærekraftig næringsliv og verdens største bedriftsinitiativ for bærekraft, Litra konsernet etterlever derfor prinsipper for ansvarlig næringsliv innenfor menneskerettigheter, arbeidslivsstandarder, miljø og anti-korrupsjon. Vi ønsker å arbeide sammen med våre kunder og leverandører for å nå målsettingene.

Ledelsen og ansatte i Litra konsernet skal drive virksomheten i henhold til Litra`s etiske regelverk. Vi forventer også at våre leverandører opptrer i henhold til Etiske retningslinjene for leverandører, i tillegg til internasjonale menneskerettighets-standarder og lovgivning i det landet leverandøren driver virksomhet.

Formålet med våre Etiske retningslinjer for leverandører er å klargjøre forventninger og krav som vi stiller til våre leverandører. Leverandøren forventes å sørge for at prinsippene i disse retningslinjene ivaretas gjennom styrings- og kontrollsystemer, policyer og prosedyrer, aktiv kommunikasjon og opplæring av sine ansatte og leverandører, og gjennom den daglige driften. Videre forventer Litra at leverandørene gjør sitt ytterste for å sikre at retningslinjene respekteres innenfor sitt eget innflytelsesområde, spesielt av egne leverandører. Litra vil vektlegge overholdelse av etisk regelverk ved valg av leverandører.

2. Bærekraft, klima og miljø

Leverandøren skal drive på en bærekraftig måte. Dette innebærer blant annet å iverksette tiltak for å oppnå lavest mulig fotavtrykk klimamessig og redusere negative effekter på helse og miljø gjennom å minimere utslipp i produksjon og transport.
I tillegg skal vi arbeide aktivt for å fremme effektiv og bærekraftig ressursbruk, og vi skal sørge for en åpen dialog om bærekraftspørsmål.

Leverandøren skal støtte føre-var-prinsippet ved håndtering av miljøutfordringer, ta initiativ som fremmer økt ansvarlighet for miljøet og oppmuntre til utvikling og utbredelse av miljøvennlige teknologier.

Produksjonen, og uttaket av råvarer til produksjonen, skal ikke bidra til å ødelegge ressurs- og inntektsgrunnlag for lokalsamfunn eller marginaliserte befolkningsgrupper, eksempelvis ved å beslaglegge store landarealer eller andre naturressurser som disse befolkningsgruppene er avhengig av. Ved konflikt skal partene gjennom forhandlinger sikre respekt for individuelle og kollektive rettigheter til arealer og ressurser basert på sedvane/hevd, også dersom rettighetene ikke er formalisert. Skadelige kjemikalier og andre stoffer skal forvaltes på en forsvarlig måte.

3. Menneske- og arbeidstakerrettigheter

Leverandøren skal respektere de internasjonalt anerkjente menneskerettighetene som følger av blant annet FNs konvensjon om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter fra 1966, FNs konvensjon om sivile og politiske rettigheter fra 1966 og ILOs kjernekonvensjoner om grunnleggende rettigheter og prinsipper i arbeidslivet. Leverandøren skal arbeide for anstendige arbeidsforhold, herunder levelønn og helse, miljø og sikkerhet i leverandørkjeden.

Barnearbeid

Leverandøren skal ikke benytte barnearbeid eller noen form for arbeid som berøver barn deres barndom, potensial eller verdighet, eller som er skadelig for barnets fysiske eller mentale helse eller utvikling. Leverandøren skal ikke bruke barn som arbeidskraft hvis barnet er under 15 år. Unntak kan gjøres for lett arbeid eller opplæring hvis dette er tillatt under ILOs konvensjon nr. 138 om minstealder. Ikke i noe tilfelle kan leverandørene tillate at barn under 18 år utfører farlig arbeid, som kan sette deres helse, sikkerhet eller utvikling i fare.

Organisasjonsrett, fagforeningsfrihet og rett til kollektive forhandlinger

Arbeidstakere skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og til å forhandle kollektivt.
Arbeidsgiveren skal ikke diskriminere ansattes representanter eller fagforeningsmedlemmer, eller hindre dem i å utføre sitt fagforeningsarbeid. Dersom disse rettigheter er begrenset ved lov, skal leverandøren legge til rette for, og ikke motarbeide, alternative ordninger for fri og uavhengig organisering og forhandling.

Tvangsarbeid

Leverandøren skal ikke benytte seg av noen form for tvangsarbeid eller ufrivillig arbeid, eller tjene på dette.
Leverandøren skal ikke tilbakeholde noen del av den ansattes lønn, fordeler, eiendom, identitetspapirer eller lignende for å tvinge en ansatt til å fortsette å jobbe for leverandøren. Alle ansatte hos leverandøren skal ha bevegelsesfrihet. Leverandøren skal sørge for at alle ansatte kan tre ut av ansettelsesforholdet etter en rimelig oppsigelsestid.

Ansettelse, lønn og arbeidstid

Forpliktelser overfor arbeidstakere, i tråd med internasjonale konvensjoner og/eller nasjonale lover og regler om regulære ansettelser, skal ikke omgås gjennom bruk av korttidsengasjementer (som bruk av kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere). Leverandøren må sikre at alle arbeidstakere har skriftlige arbeidsavtaler før arbeidet påbegynnes, som beskriver ansettelsesvilkår og lønnsbetingelser på et språk som arbeidstakeren forstår. Leverandøren skal også sikre at arbeidstiden ikke er urimelig.

Likeverd, mangfold og respekt

Leverandøren skal tilrettelegge for en arbeidsplass preget av likeverd, mangfold og gjensidig respekt. Leverandøren skal forby direkte og indirekte diskriminering eller ulovlig forskjellsbehandling knyttet til ansettelse, lønn og pensjon, opplæring, forfremmelse eller oppsigelse på grunnlag av enhver årsak, inkludert kjønn, etnisk tilhørighet, religion, funksjonsnedsettelse, sivil status, seksuell legning, politisk tilhørighet eller andre forhold som medfører brudd på prinsippet om likebehandling. Dette innebærer at arbeidstakere med samme erfaring og kvalifikasjoner skal motta lik lønn for likt arbeid.

Brutal behandling, helse, sikkerhet og trygghet

Leverandøren skal drive sin virksomhet med den største respekt for arbeidstakeres helse, sikkerhet og trygghet. Leverandøren skal ikke praktisere eller tolerere noen form for mobbing, trakassering eller trusler. Dette inkluderer fysisk og psykisk mishandling og avstraffelse.
Leverandøren skal etablere og følge nødvendige helse- og sikkerhetsprosedyrer for å sikre tilstrekkelig forebygging mot ulykker og yrkessykdommer/helseskader, i tillegg til at faremomenter skal begrenses. Leverandøren skal gi sine ansatte verneutstyr og opplæringen de trenger for å utføre arbeidsoppgavene sine på en sikker måte. Opplæring skal dokumenteres. Leverandøren skal tilby alle ansatte egnede, rene og hygienisk fasiliteter, herunder tilstrekkelig ventilasjon og tilgang til toaletter og drikkevann. Disse skal være tilpasset antall ansatte og deres behov. Dette gjelder både på arbeidsplassen og når leverandøren besørger innkvartering for ansatte.

Leverandørens oppfølging i egen verdikjede – Krav til aktsomhetsvurderinger, innsyn og informasjon

Litra foretar aktsomhetsvurderinger basert på OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Litra krever at våre leverandører foretar tilsvarende vurderinger av egen leverandørkjede jmf etablert lovverk. Leverandører skal på eget initiativ undersøke forhold i egen virksomhet og leverandørkjede, og iverksette egnede tiltak dersom det avdekkes negative påvirkning for menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold. Leverandøren skal på eget initiativ orientere Litra om negative påvirkninger som er avdekket, og hvilke tiltak som er iverksatt. Leverandøren skal også overvåke og evaluere om tiltakene har hatt effekt. Litra har rett til å kreve rapportering og/eller egenevaluering, å foreta nødvendige kontrolltiltak og å gjennomføres revisjoner for å sikre at leverandøren har betryggende rutiner i tråd med ovenstående. Dersom Litra mottar spørsmål som Litra plikter å svare ut, og som gjelder forhold hos en leverandør eller dennes underleverandør, plikter Leverandøren å sammenstille og oversende nødvendig informasjon raskt. Leverandøren skal videreføre tilsvarende krav hos sine nøkkelleverandører og skal oppfordre øvrige leverandører til å opptre i henhold til retningslinjene.

4. Korrupsjon, interessekonflikter, hvitvasking av penger og sanksjoner

Leverandører skal motarbeide enhver form for korrupsjon både i offentlig og privat sektor. Leverandørene skal påse at ingen ansatte eller andre representanter for leverandøren, direkte eller indirekte:
(i) for seg eller andre krever, mottar eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av utøvelsen av stilling, verv eller utføringen av oppdrag, eller
(ii) gir eller tilbyr noen en utilbørlig fordel i anledning av utøvelsen av stilling, verv eller utføringen av oppdrag
Det skal utøves særskilt aktsomhet i forbindelse med offentlige anbud eller kontakt med offentlig tjenesteperson.

Gaver, gjestfrihet, underholdning og reiser

Det skal være åpenhet i forbindelse med gjestfrihet, underholdning og gaver, og de bør stå i forhold til formålet og anledningen. En hovedregel er at representanter for Litra ikke skal akseptere gaver med mindre de er av minimal verdi (NOK/DKK 500, EUR 50/GPB 50/USD 50). Gjestfrihet overfor våre ansatte og representanter for Litra skal ha en klar forretningsmessig begrunnelse og kostnadene skal ikke være urimelige.

Litra tillater ikke gjestfrihet, underholdning og gaver fra leverandøren som:

• Kan påvirke eller oppfattes å påvirke beslutninger,
• Er i forbindelse med pågående kontraktsforhandlinger, anbudskonkurranser eller liknende,
• Er overdådige eller hyppige,
• Tilbys mot en gjenytelse, det betales for personlig for å unngå rapportering, som kan betraktes som upassende eller som er knyttet til penger.

Reiseutgifter for representanter for Litra skal betales av Litra og ikke av leverandøren, med mindre det ikke kan betraktes som reise ift rådgivning, konsulentoppdrag og tjeneste-oppdrag ell som er skriftlig avtalt og forelagt nærmeste leder. Det skal ikke gis gaver, donasjoner eller annen støtte til politiske partier eller enkeltpolitikere på vegne av eller som del av oppdraget/leveransen til Litra.

Interessekonflikter

Interessekonflikter skal unngås. En interessekonflikt oppstår når en representant for leverandøren fremmer personlige interesser, eller en venn eller slektnings private interesser, i forbindelse med sin rolle som representant for leverandøren. Leverandør må rapportere enhver situasjon hvor det er en mulig eller opplevd konflikt mellom deres personlige interesser og Litra`s interesser.

Internasjonale handelssanksjoner

Leverandøren skal sikre at gjeldende sanksjonslovgivning og eksportkontrollbestemmelser m.v. overholdes. Leverandøren skal ikke gjøre forretninger med land, grupper, organisasjoner eller enkeltpersoner som er underlagt sanksjoner (eksempelvis står oppført på FN, Storbritannias, OFACs eller EUs sanksjonsliste).

Hvitvasking av penger

Leverandøren skal ikke ta del i noen form for hvitvasking eller forsøk på hvitvasking av penger. Leverandøren skal gjennomføre egnede tiltak for å hindre at finansielle transaksjoner blir brukt til å hvitvaske penger.

Åpenhet og etterprøvbarhet

Leverandøren må forplikte seg til åpenhet, etterprøvbarhet og nøyaktighet i alt den foretar seg, samtidig som den overholder sine forpliktelser konfidensialitet. Alle regnskapsopplysninger må være korrekte, registrerte og bokførte i tråd med lover og regnskapsstandarder.

5. Rettferdig konkurranse

Litra konkurrerer alltid på en rettferdig og etisk forsvarlig måte. Vi overholder gjeldende konkurranselover i de markedene vi opererer i. Vi deltar ikke i og tolerer ikke at andre deltar i konkurransebegrensende atferd, slik som pris- eller anbudssamarbeid, markedsdeling eller misbruk av markedsmakt. Vi krever det samme av våre leverandører.

6. Varsling av kritikkverdige forhold

Leverandøren plikter uoppfordret og uten opphold å rapportere til Litra dersom det forekommer varsler eller på annen måte identifiseres brudd på etiske retningslinjer for leverandører knyttet til aktiviteter under kontraktsforholdet.